Word를 PDF로 내보낸 뒤 꼭 확인할 접근성 점검표

내보내기 전에 문서의 뼈대를 먼저 다듬습니다

PDF는 다른 기기에서도 모양을 유지하기 좋은 형식이지만, 화면에서 보기 좋다는 이유만으로 누구나 내용을 읽기 쉬운 것은 아닙니다. 화면 읽기 도구가 문서의 제목과 본문 순서를 파악하려면 Word에서 제목 스타일과 문서 구조를 정리해야 합니다. Microsoft는 PDF를 만들기 전 접근성 검사기를 실행하고, PDF 저장 옵션에서 문서 구조 태그를 선택하라고 안내합니다.

실습은 개인정보가 없는 짧은 가상 안내문으로 하세요. 제목 한 줄, 소제목 두 개, 짧은 문단 두 개를 만든 뒤 제목에 굵게 표시만 하는 대신 제목 스타일을 적용해 봅니다. 모양은 비슷해도 서식의 역할이 다르면 보조 기술이 구조를 다르게 인식할 수 있습니다.

변환 전 5분 준비

원본 DOCX를 먼저 저장하고, 내보낼 PDF는 다른 이름으로 만드세요. 이 간단한 분리는 잘못된 옵션이나 페이지 깨짐이 생겼을 때 되돌아갈 기준을 남깁니다. 실제 계약서·진료 기록·신분증 같은 민감 문서를 온라인 변환 사이트에 올려 연습하지 마세요. 로컬에 설치된 승인된 문서 앱으로 처리하고, 조직 문서라면 조직의 보안 규칙을 먼저 따릅니다.

PDF로 저장하고 태그 옵션 확인하기

Microsoft 365 및 여러 Office 버전에서는 파일 메뉴의 저장 또는 복사 저장에서 PDF를 선택할 수 있습니다. 저장 대화상자의 옵션에서 ‘접근성을 위한 문서 구조 태그’가 선택되어 있는지 확인하세요. 메뉴 이름과 위치는 운영체제와 앱 버전에 따라 조금 달라질 수 있으므로, 같은 문구가 보이지 않으면 해당 버전의 도움말에서 PDF 내보내기 옵션을 확인합니다.

1. Word 문서에서 검토 또는 접근성 메뉴의 접근성 검사기를 실행합니다.
2. 오류와 경고를 읽고 제목 순서, 대체 텍스트가 필요한 이미지, 링크 문구를 고칩니다. 검사기가 모든 문제를 자동으로 찾아주는 것은 아니므로 문서 흐름도 직접 읽습니다.
3. 파일에서 다른 이름으로 저장 또는 복사 저장을 고르고 파일 형식으로 PDF를 선택합니다.
4. 옵션을 열어 문서 구조 태그 항목을 확인하고 PDF를 별도 이름으로 저장합니다.
5. 저장된 PDF를 열어 페이지 수, 제목·본문 순서, 링크, 잘림, 표와 이미지의 배치를 확인합니다.

결과가 어색할 때

PDF에서 소제목이 본문처럼 읽히면 Word 원본에서 제목 스타일이 적용됐는지 확인한 뒤 다시 내보냅니다. 그림의 설명이 빠졌다면 장식 이미지인지 정보를 전달하는 이미지인지 구분하고 필요한 설명을 원본에 추가하세요. 페이지 끝에 문장이 밀리거나 표가 다음 장으로 잘리면 PDF에서 억지로 고치기보다 Word의 페이지 나눔과 표 설정을 손본 뒤 다시 저장하는 편이 안전합니다.

화면에서 글자가 보이는 것과 텍스트가 읽히는 것은 다릅니다. 확대해 확인하는 데 그치지 말고 PDF에서 문장을 선택·복사해 순서가 맞는지, 링크가 눌리는지 살핍니다. 중요한 문서는 다른 PDF 뷰어에서도 열어 모양 차이가 없는지 확인합니다.

자주 묻는 질문

Q. PDF로 저장하면 접근성 태그가 자동으로 들어가나요? A. Microsoft의 안내에 따르면 지원되는 Microsoft 365·Office 앱에서는 PDF 저장 시 자동 태그를 만들 수 있지만, 원본 구조를 먼저 정리하고 저장 옵션을 확인해야 합니다. 버전마다 메뉴가 다를 수 있습니다.

Q. 접근성 검사기에서 문제가 없으면 검토가 끝난 건가요? A. 아닙니다. 검사기는 일부 문제를 찾는 데 도움을 주지만 문장 순서, 링크 의미, 실제 읽기 흐름은 사람이 확인해야 합니다.